PRATIQUES DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS D’ASTRAZENECA CANADA

AstraZeneca Canada Inc. («AstraZeneca Canada») s’engage à réglementer la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

AstraZeneca Canada recueille, utilise et divulgue différents types de renseignements personnels dans la conduite de ses activités commerciales, notamment, des renseignements sur les professionnels de la santé (médecins, pharmaciens et autres travailleurs de la santé), sur les patients, sur les participants à des études cliniques, sur ses clients et sur ses employés.

AstraZeneca Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels conformément aux dix principes équitables suivants portant sur les renseignements personnels :

Principe 1 — Responsabilité

1.1 Les coordonnées du chef de la protection des renseignements personnels chez AstraZeneca Canada sont :

Chef de la protection des renseignements personnels
1004 Middlegate Road
Mississauga, Ontario
Canada L4Y 1M4
Tél. : 905 803-4883 (poste 4883)
Courriel : privacy.inquiries@astrazeneca.com

1.2 Il incombe au chef de la protection des renseignements personnels de s’assurer qu’AstraZeneca Canada respecte ces principes et ces modalités, même si d’autres employés de la compagnie peuvent être responsables du recueil et du traitement quotidiens des renseignements personnels. De plus, le chef de la protection des renseignements personnels pourra, à l’occasion, déléguer un(e) ou plusieurs employés de la compagnie pour agir en son nom. Ces personnes pourront être des représentants de tous les secteurs de l’entreprise.

1.3 AstraZeneca Canada est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. AstraZeneca Canada transmet des renseignements personnels à des tiers pour des raisons telles que le traitement et le stockage des données et les services administratifs, et la gestion de programmes en son nom, alors que ces tiers ne font aucun usage indépendant de ces renseignements personnels. AstraZeneca Canada exige, par voie contractuelle ou autre, que ces tiers fournissent un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui fourni par AstraZeneca Canada. Certains de ces tiers peuvent être situés à l’extérieur du Canada et, par conséquent, ils peuvent être assujettis à des lois étrangères, y compris des lois pouvant exiger la divulgation de renseignements personnels aux autorités gouvernementales.

1.4 AstraZeneca Canada a mis en place des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes et aux modalités de la politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels, notamment :

  1. des procédures pour protéger les renseignements personnels;
  2. des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
  3. la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques d’AstraZeneca Canada; et
  4. l’information et les outils nécessaires pour expliquer les politiques et procédures d’AstraZeneca Canada.

Principe 2 — Détermination des fins de la collecte des renseignements

2.1 AstraZeneca Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels pour des raisons variées.

2.2 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels sur les professionnels de la santé à des fins commerciales légitimes, telles que le besoin de répondre à des exigences réglementaires, de mener des études cliniques auxquelles les professionnels de la santé ont choisi de participer, d’établir et de conserver un profil de client, de vendre des produits et services d’AstraZeneca Canada, de répondre aux demandes de renseignements sur les produits d’AstraZeneca Canada, de recommander certains produits pour combler les besoins des professionnels de la santé, de fournir aux professionnels de la santé des modèles d’évaluation clinique, de mettre sur pied des programmes éducatifs ou autres et de les parrainer. En vue d’atteindre ces objectifs commerciaux légitimes, AstraZeneca Canada peut, à l’occasion, divulguer les renseignements personnels sur des professionnels de la santé à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à des compagnies affiliées à AstraZeneca Canada, et à des tierces parties pour que celles-ci puissent offrir des services au nom d’AstraZeneca Canada aux fins décrites dans la présente section.

2.3 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels sur des personnes qui utilisent ou peuvent utiliser les produits d’AstraZeneca Canada, à des fins commerciales légitimes, telles que recevoir des demandes, des plaintes ou des déclarations de manifestations indésirables concernant les produits ou services d’AstraZeneca Canada et/ou y répondre, administrer des programmes de sensibilisation/prise en charge sur des troubles de la santé ou des programmes semblables commandités par AstraZeneca Canada, satisfaire à des exigences réglementaires, aviser les personnes sur les questions liées aux produits lorsqu’il est prudent de le faire, et vendre les produits et services d’AstraZeneca. En vue d’atteindre ces objectifs commerciaux légitimes, AstraZeneca Canada peut, à l’occasion, divulguer les renseignements personnels sur ces personnes à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à des compagnies affiliées à AstraZeneca Canada, et à des tierces parties pour que celles-ci puissent offrir des services au nom d’AstraZeneca Canada aux fins décrites dans la présente section.

2.4 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels sur des personnes qui participent à des études cliniques commanditées par AstraZeneca Canada à des fins de recherche et commerciales légitimes, telles que la recherche et le développement de produits, le besoin de répondre à des exigences réglementaires, le besoin d’aviser les personnes sur les questions liées aux recherches lorsqu’il est prudent de le faire, le besoin de recevoir des demandes, des plaintes ou des déclarations de manifestations indésirables relativement aux produits d’AstraZeneca Canada et/ou d’y répondre. En vue d’atteindre ces objectifs commerciaux légitimes, AstraZeneca Canada peut, à l’occasion, divulguer les renseignements personnels sur ces personnes à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à des compagnies affiliées à AstraZeneca Canada, et à des tierces parties pour que celles-ci puissent offrir des services au nom d’AstraZeneca Canada aux fins décrites dans la présente section.

2.5 AstraZeneca Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels sur des employés et des employés éventuels à des fins commerciales légitimes telles que l’évaluation des demandes d’emploi, le recrutement, l’évaluation et la gestion du rendement, l’administration de services liés à l’emploi notamment salaires, avantages sociaux, voyages d’affaires, exigences réglementaires (y compris la conformité aux règlements de Santé Canada sur les bonnes pratiques de fabrication [BPF] et la conformité de l’entreprise aux politiques). En vue d’atteindre ces objectifs commerciaux légitimes, AstraZeneca Canada peut, à l’occasion, divulguer les renseignements personnels sur ses employés aux fournisseurs d’avantages sociaux, aux organismes de réglementation (p. ex. l’Agence du revenu du Canada), à des compagnies affiliées à AstraZeneca Canada ou à des tierces parties pour que celles-ci puissent offrir des services au nom d’AstraZeneca Canada aux fins décrites dans la présente section.

2.6 AstraZeneca Canada fera des efforts raisonnables pour préciser à la personne auprès de laquelle on recueille des renseignements, avant le recueil ou au moment de celui-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. Selon la façon dont se fait le recueil, AstraZeneca Canada pourra communiquer cette précision de vive voix ou par écrit. Par exemple, les sujets participant à des études commanditées par AstraZeneca Canada reçoivent un formulaire de consentement écrit précisant que leur médecin recueillera des renseignements personnels, tels que leur date de naissance et leur sexe, à des fins reliées à l’administration et à la conduite de l’étude, de la recherche ou des analyses statistiques.

2.7 Lorsque AstraZeneca Canada utilise ou divulgue des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, elle obtiendra le consentement de la personne concernée pour l’utilisation de cette information à cette nouvelle fin et ce, avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements, sauf dans les limites permises ou requises par la loi.

2.8 Les personnes qui recueillent des renseignements personnels devront expliquer à la personne concernée à quelles fins ces renseignements sont recueillis, y compris les fins qui ne sont pas, de prime abord, évidentes pour cette personne. Par exemple, AstraZeneca Canada expliquera clairement aux personnes concernées qui fournissent des témoignages sur les produits d’AstraZeneca Canada devant être distribués au public que leurs renseignements personnels pourraient être communiqués à d’autres compagnies affiliées à AstraZeneca Canada.

Principe 3 — Consentement

3.1 En général, AstraZeneca Canada obtiendra le consentement des personnes concernées relativement au recueil, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels au moment du recueil. Dans certains cas, le consentement concernant l’utilisation ou la divulgation des renseignements peut être obtenu après le recueil de ces renseignements, mais avant leur utilisation (par exemple, quand AstraZeneca Canada veut les utiliser à des fins non précisées antérieurement).

3.2 La forme du consentement, explicite ou implicite, qu’AstraZeneca Canada cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements. Pour déterminer la forme que prendra le consentement, AstraZeneca Canada doit tenir compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne concernée. Par exemple :

  • Un employé remplissant un formulaire d’AstraZeneca Canada en rapport avec son régime d’assurance maladie, d’assurance dentaire, d’assurance vie ou d’assurance invalidité de longue durée peut raisonnablement s’attendre à ce que les renseignements pertinents (numéro d’identification de l’employé, nom, date de naissance) soient recueillis, utilisés et divulgués à des tierces parties, conformément aux exigences du régime d’assurance maladie, d’assurance dentaire, d’assurance vie ou d’assurance invalidité de longue durée, et ce, pour toute la période où l’assurance est en vigueur.
  • Lorsqu’elle soumet un curriculum vitæ ou présente une demande d’emploi à AstraZeneca Canada, une personne consent implicitement au recueil des renseignements qu’elle fournit en remplissant le formulaire. AstraZeneca Canada peut aussi informer les candidats de l’utilisation qui sera faite des renseignements contenus dans ce formulaire. Dans ce cas, en remplissant et en signant le formulaire, la personne donne son consentement.

3.3 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions ou d’obligations prévues par une loi ou un contrat. AstraZeneca Canada doit aussi recevoir un préavis raisonnable lorsqu’une personne désire retirer son consentement. La période de temps exigée pour ce préavis dépendra de la nature des renseignements et de l’utilisation qu’en fait AstraZeneca Canada. AstraZeneca Canada informera la personne des conséquences d’un tel retrait.

3.4 AstraZeneca Canada ne peut pas, parce qu’elle lui fournit un bien ou un service, exiger d’une personne qu’elle consente au recueil, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées. Par exemple, les coordonnées des employés sont nécessaires à des fins d’emploi; les coordonnées des clients d’AstraZeneca Canada sont nécessaires pour la facturation; et il est nécessaire d’obtenir le consentement pour recueillir, utiliser et divulguer certains renseignements sur des personnes participant à une étude clinique afin de satisfaire aux objectifs de recherche pour lesquels on mène l’étude.

3.5 Il peut y avoir des cas où AstraZeneca Canada recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée dans les limites permises ou exigées par la loi. Ainsi, lorsqu’on recueille des renseignements aux fins du contrôle d’application de la loi, de la détection d’une fraude ou de sa prévention, on peut aller à l’encontre du but visé si l’on cherche à obtenir le consentement de la personne concernée. Il peut être impossible ou inopportun de chercher à obtenir le consentement d’un mineur, d’une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale. Dans ce cas, le consentement doit être obtenu des parents, des tuteurs ou des représentants légaux de telles personnes.

Principe 4 — Limitation de la collecte des renseignements personnels

4.1 AstraZeneca Canada restreindra tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ceux nécessaires pour réaliser les fins déterminées.

4.2 Dans la mesure du possible, AstraZeneca Canada recueillera les renseignements personnels directement des personnes concernées. Toutefois, avec votre consentement ou dans les limites permises ou exigées par la loi, AstraZeneca Canada peut aussi recueillir des renseignements personnels à partir de sources externes, notamment de compagnies qui vendent des renseignements personnels sur les professionnels de la santé, des agences d’évaluation du crédit, des références professionnelles, des agences de commercialisation ou de relations publiques.

Principe 5 — Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

5.1 AstraZeneca Canada restreint l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour les fins déterminées ou dans les limites permises ou requises par la loi.

5.2 AstraZeneca Canada conservera les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise.

5.3 AstraZeneca Canada détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’aura plus besoin aux fins précisées, pour satisfaire aux exigences réglementaires ou à des fins commerciales légitimes.

Principe 6 — Exactitude

6.1 AstraZeneca Canada prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle utilise sont exacts et complets. Si vous voulez corriger vos renseignements personnels, vous devez en faire la demande par écrit au chef de la protection des renseignements personnels chez AstraZeneca Canada.

Principe 7 — Mesures de sécurité

7.1 AstraZeneca Canada a mis en place des mesures de sécurité visant à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 La nature de ces mesures de sécurité varie en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Les renseignements plus sensibles sont protégés par un plus haut niveau de sécurité.

7.3 Ces méthodes de protection comprennent :

  1. des moyens matériels, par exemple, le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux;
  2. des mesures administratives, par exemple, des autorisations sécuritaires et un accès sélectif fondé sur le «besoin de savoir»; et
  3. des mesures techniques, par exemple, l’usage de mots de passe et du chiffrement.

7.4 AstraZeneca Canada a sensibilisé son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Principe 8 — Transparence

8.1 La présente Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels décrit les pratiques d’AstraZeneca Canada à l’égard des renseignements personnels. Si vous visitez l’un des sites Web d’AstraZeneca Canada, vous y trouverez la Déclaration de confidentialité relative au site Web d’AstraZeneca Canada, expliquant nos pratiques de gestion des renseignements personnels applicables aux sites Web.

8.2 Une personne doit pouvoir obtenir sans efforts déraisonnables de l’information supplémentaire sur les politiques et pratiques d’AstraZeneca Canada en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels chez AstraZeneca Canada. Les renseignements qu’AstraZeneca Canada fournira sur demande comprennent :

  1. le nom ou la fonction de même que l’adresse du chef de la protection des renseignements personnels;
  2. la description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède AstraZeneca Canada;
  3. la description du genre de renseignements personnels que possède AstraZeneca Canada, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés;
  4. une copie des brochures ou autres outils d’information expliquant la politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels d’AstraZeneca Canada; et
  5. la définition de la nature des renseignements personnels communiqués à des organismes connexes (p. ex., les filiales) ou à des tiers.

Principe 9 — Accès aux renseignements personnels

9.1 AstraZeneca Canada peut établir un dossier renfermant les renseignements personnels d’une personne qui sera utilisé aux fins décrites ci-dessus et conservé à l’adresse suivante : 1004 Middlegate Road, Mississauga, Ontario, Canada L4Y 1M4. Toute personne souhaitant accéder à ce dossier ou corriger les renseignements personnels recueillis et conservés doit envoyer une demande par écrit à l’adresse indiquée ci-dessus, aux soins du chef de la protection des renseignements personnels. Nous donnerons à la personne accès à ses renseignements personnels conformément à la loi applicable, sauf si la loi exige de ne pas révéler les renseignements personnels sur une personne ou en interdit la divulgation.

Principe 10 — Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

10.1 AstraZeneca Canada a mis en place des procédures simples et faciles d’accès qui permettent de recevoir des plaintes ou des questions, en rapport avec sa politique et ses pratiques sur la façon de traiter les renseignements personnels et d’y répondre.

10.2 AstraZeneca Canada mettra les personnes présentant une demande de renseignements ou déposant une plainte au courant des procédures pertinentes.

10.3 AstraZeneca Canada fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, AstraZeneca Canada prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques, s’il y a lieu.

10.4 Toute personne qui n’est pas satisfaite de la réponse obtenue du chef de la protection des renseignements personnels pourra s’adresser au bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante :

Commissaire fédéral à la protection de la vie privée
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Tél. : (613) 995-8210
Sans frais : (800) 282-1376
Téléc. : (613) 947-6850
Internet : www.privcom.gc.ca